يأتي افتتاح الدكتور/ أحمد نظيف رئيس مجلس الوزراء والدكتور/ طارق كامل وزير الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات واللواء/ محمد عبد الفضيل شوشة محافظ شمال سيناء والدكتور/ محمد حسني مساعد وزير العدل لمكتب التوثيق المطور بمدينة العريش بمحافظة شمال سيناء ضمن خطة طموحة لميكنة أعمال مصلحة الشهر العقاري والتوثيق في إطار بروتوكول التعاون الذي وقع عام 2004 بين وزارة الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات ووزارة العدل في مجال التطوير والتحديث التكنولوجي ويشمل في مرحلته الثانية 50 مكتب تم منها حتى الآن تطوير 30 مكتب منتشرة في جميع محافظات الجمهورية.

حيث استمع الدكتور/ نظيف في بداية جولته إلى شرح تفصيلي للانجازات التي تمت في مشروع ميكنة مكاتب التوثيق في الفترة من 2006 وحتى الآن قدمه الدكتور/ هشام الديب المشرف على قطاع البنية المعلوماتية بوزارة الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات، كما تم عرض فيلم قصير للتعريف بالمشروع، وأيضا تسليط الضوء على الجزء الخاص بميكنة مكاتب التوثيق بهيئة الاستثمار، والخطة المستقبلية للمشروع حيث سيتم نشر المشروع في باقي المكاتب على مستوى الجمهورية.

عقب ذلك استمع السيد الدكتور رئيس مجلس الوزراء إلى عرض مختصر لدورة العمل المطورة حيث أبدى سيادته اهتماما بمدى التطوير الذي لحق بالمكتب، ورفع كفاءة العاملين به واختصار دورة العمل بما يعود بالنفع على المواطن حيث يستطيع الانتهاء من جميع أعماله في خلال 10 دقيقه فقط، كما اضطلع سيادته أيضا على الدفتر المميكن الذي يحفظ للمواطن وثيقته بشكل آمن على عكس الدفتر القديم الذي كان معرضا للتلف قبل تطبيق هذا المشروع، وكذلك قاري الرقم القومي الذي يساعد على توفير الوقت والتأكد من بيانات المواطنين. وذلك في إطار التكامل بين قواعد البيانات القومية للمشروعات القومية.

يأتي ذلك إطار الارتقاء بمستوى الأداء في المصالح الحكومية والإدارية وتطوير أساليب العمل للتيسير على المواطنين في المعاملات الحكومية وبالتعاون بين وزارة الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات ووزارة العدل واستكمالا للمشروع الاسترشادي لميكنة مكاتب التوثيق والذي من ضمن أهدافه عمل نموذج مطور موحد يحتذي به في مكاتب التوثيق علي مستوي الجمهورية وتم تطبيقه بفروع توثيق كل من مدينة الإسماعيلية والزيتون، والأزبكية، وقصر النيل.

جدير بالذكر أنه قد تم الانتهاء من ميكنة 30 مكتب توثيق والانتهاء من ميكنة 95% من إجمالي معاملاته وتم تدريب 850 موظف من موظفي المكاتب. وقد تم إنشاء مركز المعلومات الرئيسي لمصلحة الشهر العقاري والتوثيق علي احدث الوسائل تكنولوجيا المعلومات لإدارة منظومة مكاتب التوثيق علي مستوي الجمهورية وتبلغ متوسط التوكيلات المميكنه شهريا 25000 محرر.

وذلك بناء على الاتفاق الذي تم بين الوزارتين في ابريل من عام 2006 والذي يقضي بنشر المشروع في 50 مكتب توثيق علي مستوي الجمهورية 25 مكتب توثيق داخل القاهرة الكبرى و25 مكتب في باقي محافظات مصر .

يهدف المشروع إلى التيسير على المواطنين وسرعة التعامل مع الجمهور، وتحسين ظروف العمل للموظفين ورفع كفاءة الأداء، وذلك بالإضافة إلى تحسين أسلوب الرقابة والإدارة وتوفير الحماية والأمان للوثائق ومعاونة الإدارة العليا في اتخاذ القرار.

وقد عالج النظام الجديد بكفاءة بطء إنهاء إجراءات التوثيق لكثرة تردد المواطنين على مكاتب التوثيق المختلفة، كما عالج احتمالات الخطأ في الأنظمة اليدوية الحالية، وقضي على استغلال مساحات كبيرة لتخزين الكم المتراكم داخل أرشيف المكتب أو الأرشيف العام، ويسر عملية إصدار التقارير والإحصائيات المطلوبة للإدارة العليا.

وجدير بالذكر أنه بتنفيذ هذا المشروع قد تم اختصار زمن إجراء المعاملة إلى 10 دقائق وخاصة بعد الاعتماد علي الدفتر الالكتروني عوضا عن الدفتر اليدوي. كما يتم مسح وأرشفة إلكترونيه للمعاملات اليومية التي تبلغ أكثر من 250 معامله يوميا للمكتب بمتوسط شهري 6000 معامله شهريا وأضافتها إلي قاعدة بيانات المشروع، ولتوسيع قاعدة الخدمات المقدمة للمواطنين بطرق متعددة تم إنشاء موقع الكتروني لتقديم بعض خدمات مصلحة الشهر العقاري  http://www.tawseek.gov.eg

ومن ضمن المهام التي أنجزها المشروع هو إعادة هندسة مواقع العمل وقد نجحت إعادة الهندسة في الحد من الاختناقات داخل مكاتب التوثيق، وتطبيق نظام آلي متكامل بحيث يتواكب مع الدورة المستندية المطورة داخل مكاتب التوثيق، وكذلك تنظيم حركة المواطنين داخل المكاتب من خلال تطبيق نظام إلكتروني متخصص. كما وفر المشروع أيضاً فرص عمل لشباب الخريجين لعدد 120 شاب والذين يعملون بالشركات في مراحل العمل المختلفة في المشروع والذي أدى إلى اكتساب مهارات جديدة في سوق العمل.

وأتاح المشروع الفرصة لصقل خبرات الشركات المحلية من خلال العمل الفعلي في المشروع مما كان له الأثر الفعال في إتاحة الفرص لهذه الشركات للتواجد في السوق الإقليمية والعالمية وتصدير خبرات شبابنا لتنفيذ هذا المشروع في دول أخرى.