في إطار الارتقاء بمستوى الأداء في المصالح الحكومية والإدارية وتطوير أساليب العمل للتيسير على المواطنين في المعاملات الحكومية وبالتعاون القائم بين وزارة العدل ووزارة الاتصالات وتكنولوجيا  المعلومات واستكمالا للمشروع الاسترشادي لميكنة مكاتب التوثيق افتتح اليوم الدكتور/ طارق كامل وزير الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات واللواء/ عادل لبيب محافظ الإسكندرية يرافقهما الدكتورة/ هدى بركة مساعد أول وزير الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات، والمستشار الدكتور/ محمد حسني مساعد وزير العدل لشئون الشهر العقاري والتوثيق مكتب توثيق مجمع محاكم المنشية الذي يأتي ضمن مشروع نشر ميكنة مكاتب التوثيق على مستوى الجمهورية، والذي يضم  ضمن أهم أهدافه وأولوياته عمل نموذج مطور موحد يحتذي به في مكاتب التوثيق علي مستوي الجمهورية والذي تم تطبيقه بفرع توثيق مدينة الإسماعيلية، والزيتون، والأزبكية، وقصر النيل.

يأتي ذلك ضمن خطة طموحة لميكنة أعمال مصلحة الشهر العقاري والتوثيق في إطار بروتوكول التعاون الذي وقع عام 2002 بين وزارة الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات ووزارة العدل في مجال التطوير والتحديث التكنولوجي.

جدير بالذكر أنه قد تم الاتفاق في ابريل من عام 2006 علي نشر المشروع في (50) مكتب توثيق علي مستوي الجمهورية، منها (25) مكتب توثيق داخل القاهرة الكبرى،  و(25) مكتب في باقي محافظات مصر.

وقد تم الانتهاء من ميكنة 40 مكتب توثيق و الانتهاء من ميكنة 95% من إجمالي معاملاته وتم تدريب عدد (850) موظف من موظفي المكاتب.

وقد تم إنشاء مركز المعلومات الرئيسي لمصلحة الشهر العقاري والتوثيق باستخدام أحدث وسائل تكنولوجيا المعلومات المتقدمة لإدارة منظومة مكاتب التوثيق علي مستوي الجمهورية وتبلغ متوسط التوكيلات المميكنه شهريا 70 ألف محرر.

يهدف المشروع إلى التيسير على المواطنين وسرعة التعامل مع الجمهور، وتحسين ظروف العمل للموظفين ورفع كفاءة الأداء، وذلك بالإضافة إلى تحسين أسلوب الرقابة والإدارة وتوفير الحماية والأمان للوثائق ومعاونة الإدارة العليا في اتخاذ القرار.

وقد عالج النظام الجديد بكفاءة بطء إنهاء إجراءات التوثيق لكثرة تردد المواطنين على مكاتب التوثيق المختلفة، كما عالج احتمالات الخطأ في الأنظمة اليدوية الحالية، وقضي على استغلال مساحات كبيرة لتخزين الكم المتراكم داخل أرشيف المكتب أو الأرشيف العام، ويسر عملية إصدار التقارير والإحصائيات المطلوبة للإدارة العليا.

تجدر الإشارة هنا أنه بتنفيذ هذا المشروع قد تم اختصار زمن إجراء المعاملة إلى 10 دقائق و خاصة بعد الاعتماد علي الدفتر الالكتروني عوضا عن الدفتر اليدوي.

كما يتم مسح و أرشفة إلكترونيه للمعاملات اليومية التي تبلغ أكثر من (250) معامله يوميا للمكتب بمتوسط شهري (6000) معامله شهريا و أضافتها إلي قاعدة بيانات المشروع، ولتوسيع قاعدة الخدمات المقدمة للمواطنين بطرق متعددة تم إنشاء موقع الكتروني لتقديم بعض خدمات مصلحة الشهر العقاري  http://www.tawseek.gov.eg

ومن ضمن المهام التي أنجزها المشروع خلال الفترة الماضية هو إعادة هندسة مواقع العمل وقد نجحت إعادة الهندسة في الحد من الاختناقات داخل مكاتب التوثيق، وتطبيق نظام آلي متكامل بحيث يتواكب مع الدورة المستندية المطورة داخل مكاتب التوثيق، وكذلك تنظيم حركة المواطنين داخل المكاتب من خلال تطبيق نظام إلكتروني متخصص.

كما وفر المشروع أيضاً فرص عمل لشباب الخريجين لعدد 180 شاب والذين يعملون بالشركات في مراحل العمل المختلفة في المشروع والذي أدى إلى اكتساب مهارات جديدة في سوق العمل.

 وأتاح المشروع أيضاً الفرصة لصقل خبرات الشركات المحلية من خلال العمل الفعلي في المشروع مما كان له الأثر الفعال في إتاحة الفرص لهذه الشركات للتواجد في السوق الإقليمية والعالمية وتصدير خبرات شبابنا لتنفيذ هذا المشروع في دول أخرى.